Mehr Zeit für Beratung und Vertrieb: Wie Telefon-Automatisierung den Makleralltag umkrempelt

Es ist Dienstagvormittag, 10:42 Uhr, und Markus Reiner sitzt mit einem Ehepaar zusammen, das gerade ein Haus gekauft hat. Wohngebäude, Hausrat, Haftpflicht, eine Beratung mit echtem Abschlusspotenzial. Dann klingelt das Telefon. Seine Kollegin nimmt ab, eine Bestandskundin will nur kurz ihren neuen Kontostand für den Lastschrifteinzug durchgeben. Drei Minuten später klingelt es wieder: Kfz-Frage zur Wechselsaison. Reiner verliert den Faden, das Ehepaar wird unruhig, das Gespräch verliert an Schwung. Genau hier setzt die Telefon-Automatisierung im Makleralltag für Beratung und Vertrieb an: Sie nimmt dem Büro die Routineanrufe ab, damit Beratung Beratung bleiben kann.

Dieses Szenario kennt fast jedes Maklerbüro. Die Frage ist nicht, ob das Telefon Zeit frisst, sondern wie viel und was passiert, wenn diese Zeit zurück in Beratung und Abschlüsse fließt. Wer wachsen will, braucht keine längeren Tage, sondern mehr Vertriebszeit aus den vorhandenen.

Warum das Telefon zum heimlichen Wachstumsbremser wird

Das Telefon kostet im Maklerbüro mehr Zeit, als die meisten Inhaber vermuten, und der größte Teil davon entfällt auf Anliegen, die keine Beratung sind. Adressänderungen, Kontostandsdurchgaben, Terminverschiebungen, einfache Schadenmeldungen: alles wichtig, aber nichts, das die fachliche Kompetenz eines Beraters braucht.

Hinzu kommt ein Strukturproblem auf Seiten der Versicherer. Laut dem Tagesbriefing (2025) leiden Makler zunehmend unter einer Servicekrise: schlechte telefonische Erreichbarkeit der Gesellschaften, lange Bearbeitungszeiten und fehlende persönliche Ansprechpartner. Die Folge: Makler hängen selbst in Warteschleifen und Rückrufschleifen fest, Zeit, die in der Kundenberatung fehlt.

Die Studie Maklermarkt der Zukunft der Versicherungsforen Leipzig (Q4 2025) bringt es auf den Punkt: Vermittler erleben den Datenaustausch mit Versicherern als Effizienzkiller. Gleichzeitig sind über 80 Prozent der Befragten überzeugt, dass der Maklervertrieb den Markt der kommenden Jahre bestimmen wird. Wer diesen Vertrieb gewinnen will, muss die Zeit dafür freiräumen.

So viele Stunden frisst die Telefonie wirklich

In einem typischen Maklerbüro entfällt ein erheblicher Teil der Wochenarbeitszeit auf reine Routinetelefonie, oft ein Vielfaches der Zeit, die für echte Beratung übrig bleibt. Die folgende Aufstellung zeigt eine realistische Verteilung pro Mitarbeiter.

Die Zahlen sind illustrativ, aber das Verhältnis deckt sich mit dem, was wir bei DigiRift in Projekten mit serviceintensiven Betrieben immer wieder sehen: Die Beratung, also der Teil, der Umsatz bringt, ist der kleinste Block im Kalender. Jede Stunde, die aus dem Routine-Telefon zurück in die Beratung wandert, hat damit eine überproportionale Hebelwirkung auf den Vertrieb. Welchen Wettbewerbsvorteil gute Erreichbarkeit dabei schafft, zeigt unser Beitrag zur Erreichbarkeit als Wettbewerbsvorteil für Versicherungsmakler.

Wie Telefon-Automatisierung den Makleralltag konkret umkrempelt

Telefon-Automatisierung bedeutet, dass ein KI-Telefonbot eingehende Anrufe selbstständig annimmt, das Anliegen erkennt, Standardfälle direkt löst und nur das weitergibt, was wirklich einen Menschen braucht. Der Berater wird nicht mehr aus jeder Beratung gerissen.

Zurück zu Markus Reiner: In der neuen Welt klingelt während seines Beratungsgesprächs gar nichts mehr durch. Die Bestandskundin mit dem neuen Kontostand wird vom Telefonbot freundlich begrüßt, ihre Daten werden aufgenommen und strukturiert ins System geschrieben. Die Kfz-Frage wird beantwortet oder als Rückrufwunsch gebündelt, mit allen Angaben, die Reiner später braucht. Das Ehepaar bekommt seine ungeteilte Aufmerksamkeit, und der Abschluss gelingt.

Der entscheidende Punkt: Die Beratungszeit wird nicht nur mehr, sie wird auch besser. Konzentrierte, ungestörte Gespräche führen zu höheren Abschlussquoten als ein Beratungstag, der alle paar Minuten unterbrochen wird. Wie wichtig schnelle Reaktion auf Anfragen ist, vertiefen wir im Beitrag zur schnellen Reaktion auf Online-Anfragen bei Versicherungsmaklern.

Erreichbarkeit, die nicht mehr am Personal hängt

Ein zweiter Effekt ist die durchgehende Erreichbarkeit. Anrufe außerhalb der Bürozeiten, in der Mittagspause oder während einer Krankheitswelle laufen nicht mehr ins Leere. Das ist betriebswirtschaftlich relevant: Laut einer von AssistYou (2024) zitierten Auswertung werden in vielen Betrieben nur rund 37,8 Prozent der eingehenden Anrufe von einem Mitarbeiter angenommen, und 62 Prozent der Anrufer wenden sich danach an einen Wettbewerber. Wer durchgehend erreichbar ist, gewinnt also nicht nur Zeit, sondern hält auch Interessenten im Haus. Wie sich Ausfälle überbrücken lassen, zeigt unser Beitrag dazu, wie eine Versicherungsagentur trotz Urlaub und Krankheit erreichbar bleibt.

Was die freigewordene Zeit für den Vertrieb bedeutet

Die freigewordene Zeit ist kein Selbstzweck, sie ist Vertriebskapazität. Wenn ein Berater statt vier Stunden plötzlich neun bis zehn Stunden pro Woche für aktive Beratung hat, verändert das die Wachstumsrechnung eines Büros grundlegend, ohne eine einzige Neueinstellung.

Dieser Hebel passt zu einem größeren Trend. Laut Bitkom (2025) nutzen inzwischen 36 Prozent der deutschen Unternehmen Künstliche Intelligenz, fast doppelt so viele wie ein Jahr zuvor, und 83 Prozent sehen in KI eine Chance für den eigenen Betrieb. Auch McKinsey (2024) berichtet, dass bereits 65 Prozent der Organisationen generative KI regelmäßig in mindestens einer Geschäftsfunktion einsetzen, am häufigsten in Marketing, Vertrieb und im Kundenservice, also genau dort, wo im Maklerbüro die Hebel liegen.

Wie DigiRift den Telefonbot in Ihren Alltag bringt

DigiRift plant, entwickelt, integriert und betreibt den KI-Telefonbot vollständig für Sie, Sie müssen nichts selbst bauen. Das ist der Unterschied zu einem Baukasten: Statt einer Software, die Sie konfigurieren müssen, bekommen Sie eine fertige Lösung, die auf Ihre Tarife, Ihre Abläufe und Ihr CRM zugeschnitten ist.

Konkret heißt das: Wir analysieren, welche Anrufe Ihr Büro erreichen, definieren, welche der Bot allein lösen soll und welche an Sie gehen, binden Ihr Bestandsverwaltungssystem an und sorgen dafür, dass jede Schadenmeldung und jeder Rückrufwunsch sauber dokumentiert bei Ihnen ankommt. Anschließend optimieren wir laufend weiter. Sie kümmern sich um Beratung und Abschluss, DigiRift kümmert sich um den Rest.

Wenn Sie wissen wollen, wie viele Stunden Vertriebszeit in Ihrem Büro realistisch drinstecken, klären wir das in einem kompakten Erstgespräch: In rund 20 Minuten schauen wir gemeinsam auf Ihr Anrufaufkommen, schätzen ab, welche Routineanliegen sich automatisieren lassen, und Sie gehen mit einer konkreten Einschätzung heraus, wie viel Beratungs- und Vertriebszeit ein Telefonbot in Ihrem Betrieb freisetzen würde.

Fazit

Telefon-Automatisierung im Makleralltag ist kein technisches Spielzeug, sondern ein Vertriebshebel. Der größte Teil der Telefonzeit entfällt auf Routineanliegen, die ein KI-Telefonbot zuverlässig abfängt, rund um die Uhr und ohne dass eine Beratung unterbrochen wird. Die freigewordenen Stunden fließen dorthin, wo sie Umsatz bringen: in konzentrierte Beratung und mehr Abschlüsse. Wer als Makler wachsen will, ohne den Arbeitstag zu verlängern oder sofort neues Personal einzustellen, findet hier den naheliegendsten Ansatzpunkt. Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme des eigenen Anrufaufkommens.

Quellen

1. Tagesbriefing (2025): Servicekrise bei Versicherern 2024/25, Herausforderungen für Makler. {TAGES}
2. Versicherungsforen Leipzig (Q4 2025): Studie Maklermarkt der Zukunft. {VFL}
3. Bitkom (2025): Durchbruch bei Künstlicher Intelligenz, 36 Prozent der Unternehmen nutzen KI. {BITKOM}
4. McKinsey (2024): The state of AI, Verbreitung generativer KI in Geschäftsfunktionen. {MCK}
5. AssistYou (2024): Was ein verpasster Anruf wirklich kostet, Auswertung 411 Locals. {ASSIST}